Digitale Lösung, Experten-Know-how und die ordnungsgemäße Umsatzsteuer-ID-Nummer

Europa
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Tobias Dreixler
Yvonne Auer

Tobias Dreixler

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater bei der RWT, beschäftigt sich mit Technologiethemen in der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung. Er war als Content- Manager bei einem führenden Anbieter von Prüfungssoftware und Datenanalyse tätig und verfügt über eine umfassende Expertise.

Yvonne Auer

Steuerberaterin, Fachberaterin für internationales Steuerrecht, ist Partnerin bei der RWT und leitet den Bereich Umsatzsteuer. Zu ihren Mandanten zählen mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen und Größenklassen, die sie mit langjähriger Erfahrung berät.

Bedeutung des Datenmanagements im Rahmen der VAT-Compliance

In mittelständischen Unternehmen wird täglich eine Vielzahl von Daten erfasst, die Auswirkungen auf die Umsatzsteuer haben. Allerdings können bereits kleine Ungenauigkeiten oder Fehleinstellungen in der Buchhaltung und den damit im Austausch stehenden Datenerfassungssystemen (im Folgenden: ERP-Systeme) zu erheblichen umsatzsteuerlichen Risiken führen, insbesondere wenn es um wiederkehrende Geschäftsvorfälle geht. Diese Umsatzsteuerrisiken betreffen den gesamten Prozess, vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Erstellung der erforderlichen Dokumentation beziehungsweise Archivierung der abgebildeten Transaktionen für Umsatzsteuerzwecke im ERP-System. Dazu gehört auch die Dokumentation der erforderlichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme von Umsatzsteuerbefreiungen, zum Beispiel für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Daten ist unerlässlich. In der Praxis ist dies stark vom verwendeten ERP-System abhängig, das diese Anforderungen heute weitgehend standardisiert und auch automatisiert abbildet.1 Sofern Unternehmen in der Vergangenheit ihre Systeme nicht laufend angepasst beziehungsweise aktualisiert haben, weisen diese Lücken in den Kernfunktionalitäten der Stammdatenverwaltung und des Datenmanagements auf, die es zu schließen gilt. Bei der umsatzsteuerlichen Stammdatenverwaltung handelt es sich in der Regel um Massentransaktionen. Mittelständische Unternehmen kommen daher kaum umhin, automatisierte Prozesse für die Pflege ihrer umsatzsteuerrelevanten Stammdaten aufzusetzen.

RWT bietet eine selbst entwickelte Lösung – den VATifier by RWT – zur Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) an. Der folgende Beitrag befasst sich mit dieser digitalen Lösung und erklärt, warum und wie Unternehmen diese gemäß ihrem individuellen Bedarf unter Einbindung einzelner Beratungsbausteine einsetzen können, um Fehler in der Umsatzbesteuerung zu vermeiden, Haftungspotenziale zu verringern und ihre Umsatzsteuerprozesse insgesamt zu verbessern.

1 Vgl. zum Beispiel BMF v. 28.11.2019 (GoBD), Tz. 94 zu den Anforderungen der Erfassung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Rahmen der Journalfunktion von Buchführungssystemen.

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